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La testimonianza del Comune di Bracciano
Digitalizzare i servizi scolastici significa semplificare il lavoro degli uffici e migliorare l’esperienza delle famiglie.
Attraverso questa testimonianza, il Comune di Bracciano racconta il proprio percorso con eCivis, evidenziando i vantaggi ottenuti nella gestione delle cedole librarie e dei servizi scolastici: maggiore controllo delle informazioni, procedure più rapide, riduzione delle criticità e una migliore qualità del servizio offerto ai cittadini.
Quali erano le principali difficoltà che riscontravate nella gestione prima di eCivis?
Le principali difficoltà riguardavano soprattutto la disponibilità e l’immediatezza delle informazioni necessarie per gestire correttamente il servizio.
In caso di criticità, era più complesso intervenire tempestivamente e avere un quadro chiaro della situazione, con il rischio che piccoli problemi potessero trasformarsi in errori o rallentamenti operativi.
Per il nostro Comune questo aspetto era particolarmente rilevante, poiché il servizio delle cedole librarie è rivolto agli alunni residenti a Bracciano che frequentano anche le scuole situate in altri comuni.
Prima di adottare eCivis, reperire tutte le informazioni necessarie sugli studenti richiedeva maggior tempo e lavoro, soprattutto perché non sempre si disponeva direttamente dei dati utili alla gestione del servizio.
Un altro elemento importante riguarda la libertà di scelta per le famiglie. Con il sistema precedente, infatti, il Comune poteva affidare il servizio a una sola libreria, limitando le possibilità a disposizione dei genitori. Grazie alla soluzione digitale, invece, le famiglie possono scegliere liberamente il libraio presso cui effettuare la prenotazione dei libri, con un evidente beneficio in termini di comodità e accessibilità.
Questo ha migliorato notevolmente l’esperienza degli utenti, rendendo il servizio più semplice, flessibile e apprezzato dalle famiglie, che oggi possono gestire l’intero processo con maggiore autonomia e soddisfazione.
Dopo una fase iniziale di cambiamento, che feedback avete ricevuto dagli utenti?
Dalla testimonianza del Comune di Bracciano emerge un bilancio decisamente positivo.
Per noi è stato un cambiamento particolarmente significativo perché arrivavamo da un’esperienza precedente piuttosto complessa, caratterizzata da difficoltà nella distribuzione dei testi scolastici che avevano generato numerose segnalazioni da parte dei genitori.
Con l’introduzione della cedola elettronica, invece, le famiglie hanno potuto gestire in autonomia la prenotazione dei libri, scegliendo la libreria di riferimento oppure richiedendo direttamente la spedizione dei volumi. Questo ha semplificato notevolmente l’intero processo e ha ridotto in maniera significativa il carico operativo per l’ufficio. I genitori hanno apprezzato soprattutto la maggiore praticità e libertà di scelta. Abbiamo ricevuto numerosi apprezzamenti perché la procedura è stata percepita come semplice e intuitiva. La soddisfazione delle famiglie è stata elevata e il passaggio alla cedola elettronica ha contribuito a migliorare sensibilmente l’esperienza complessiva del servizio.
Quali vantaggi avete riscontrato nell’utilizzare un unico sistema per la gestione di più servizi?
Anche in questo caso, il vantaggio principale è la possibilità di avere immediatamente sotto controllo l’utente e la sua situazione. Avere tutte le informazioni raccolte in un unico sistema consente di verificare rapidamente eventuali problematiche e di fornire risposte tempestive. Questo aspetto è particolarmente importante nella gestione dei pagamenti.
Ad esempio, per il servizio mensa con modalità prepagata può capitare che un genitore segnali un pagamento effettuato che non risulta ancora registrato. In questi casi è fondamentale poter effettuare subito una verifica e dare un riscontro immediato. Il sistema consente di effettuare questa operazione in modo semplice dal back office e, soprattutto nelle fasi iniziali, anche grazie al supporto dell’assistenza, che si è sempre dimostrata disponibile nell’aiutare a individuare l’origine di eventuali anomalie.
Lo stesso vale per il trasporto scolastico. Anche in questo caso si tratta di un servizio in post pagato, che viene gestito tramite un numero limitato di emissioni durante l’anno. Avere l’anagrafica degli utenti, gli elenchi e tutte le informazioni concentrate nello stesso ambiente di lavoro rende l’attività molto più agevole. E’ tutto lì, a portata di mano, e spesso basta davvero un clic per recuperare ciò che serve.
Un altro aspetto molto apprezzato è la facilità con cui è possibile correggere eventuali errori. E’ stato necessario intervenire su alcune situazioni, che sono state risolte rapidamente senza creare disservizi o problemi per la cittadinanza.
Considerando che si tratta di servizi a pagamento, è normale che i genitori siano particolarmente attenti e che ogni segnalazione richieda una risposta veloce. Con il sistema, però, nella maggior parte dei casi si riesce a verificare e sistemare tutto in tempi brevi.
In generale, il portale risulta piuttosto intuitivo.
Ad esempio, per il servizio mensa con modalità prepagata può capitare che un genitore segnali un pagamento effettuato che non risulta ancora registrato. In questi casi è fondamentale poter effettuare subito una verifica e dare un riscontro immediato. Il sistema consente di effettuare questa operazione in modo semplice dal back office e, soprattutto nelle fasi iniziali, anche grazie al supporto dell’assistenza, che si è sempre dimostrata disponibile nell’aiutare a individuare l’origine di eventuali anomalie.
Lo stesso vale per il trasporto scolastico. Anche in questo caso si tratta di un servizio in post pagato, che viene gestito tramite un numero limitato di emissioni durante l’anno. Avere l’anagrafica degli utenti, gli elenchi e tutte le informazioni concentrate nello stesso ambiente di lavoro rende l’attività molto più agevole. E’ tutto lì, a portata di mano, e spesso basta davvero un clic per recuperare ciò che serve.
Un altro aspetto molto apprezzato è la facilità con cui è possibile correggere eventuali errori. E’ stato necessario intervenire su alcune situazioni, che sono state risolte rapidamente senza creare disservizi o problemi per la cittadinanza.
Considerando che si tratta di servizi a pagamento, è normale che i genitori siano particolarmente attenti e che ogni segnalazione richieda una risposta veloce. Con il sistema, però, nella maggior parte dei casi si riesce a verificare e sistemare tutto in tempi brevi.
In generale, il portale risulta piuttosto intuitivo.
